Excel nie musi być trudny, a kilka podstawowych funkcji wystarczy, by szybciej liczyć, porządkować i sprawdzać dane. Poniżej znajdziesz dziesięć funkcji, które przydają się w domu, w szkole i w pracy, oraz sposób, jak się ich uczyć bez przytłoczenia.
Od czego zacząć naukę Excela
Zanim zaczniesz korzystać z funkcji, warto zrozumieć kilka zasad. Każda formuła zaczyna się od znaku równości, na przykład =SUMA(A1:A10). Zakres komórek zapisuje się z dwukropkiem, a argumenty funkcji oddziela się średnikiem lub przecinkiem, zależnie od ustawień regionalnych programu. Jeśli formuła z przykładu nie działa, sprawdź właśnie ten separator.
Nazwy funkcji zależą też od wersji językowej. W polskim Excelu używa się nazw takich jak SUMA czy JEŻELI, w angielskim odpowiednio SUM i IF. Warto o tym pamiętać, gdy szukasz poradników w internecie.
Najlepiej uczyć się na własnych danych: domowym budżecie, liście zakupów, grafiku czy zestawieniu wydatków. Wtedy od razu widzisz, czy wynik ma sens.
Funkcje do podstawowych obliczeń
1. SUMA
Dodaje liczby z wybranego zakresu. Zapis =SUMA(B2:B20) zastępuje wpisywanie kolejnych komórek po plusie. To pierwsza funkcja, którą warto opanować.
2. ŚREDNIA
Oblicza średnią arytmetyczną. Przydaje się na przykład do sprawdzenia przeciętnych miesięcznych rachunków lub ocen. Pamiętaj, że funkcja pomija puste komórki, więc brakujące dane nie zaniżą wyniku.
3. MIN i MAX
Wskazują najmniejszą i największą wartość w zakresie. Dzięki nim szybko znajdziesz najdroższy zakup albo najniższą temperaturę w zestawieniu, bez przewijania całej tabeli.
4. ZAOKR
Zaokrągla wynik do wybranej liczby miejsc po przecinku, np. =ZAOKR(A1;2). To ważne, gdy pracujesz z kwotami. Samo formatowanie komórki zmienia tylko wygląd liczby, a ZAOKR zmienia jej faktyczną wartość.
Funkcje, które podejmują decyzje i wyszukują dane
5. JEŻELI
Sprawdza warunek i zwraca jeden wynik, gdy jest spełniony, a inny, gdy nie jest. Przykład: =JEŻELI(B2>=100;B2*0,9;B2) obniża kwotę o 10 procent, jeśli wynosi co najmniej 100. Jest to podstawa automatyzacji w arkuszu.
6. SUMA.JEŻELI
Dodaje tylko te wartości, które spełniają określone kryterium. Jeśli w kolumnie A masz kategorie wydatków, a w kolumnie C kwoty, formuła =SUMA.JEŻELI(A2:A50;E1;C2:C50) zsumuje kwoty dla kategorii wpisanej w komórce E1.
7. LICZ.JEŻELI
Zlicza, ile razy dana wartość pojawia się w zakresie. Sprawdzi się przy liście obecności, ankiecie lub zestawieniu zamówień. Zapis =LICZ.JEŻELI(A2:A50;E1) policzy wystąpienia wartości z komórki E1.
8. WYSZUKAJ.PIONOWO
Szuka wartości w pierwszej kolumnie tabeli i zwraca odpowiadające jej dane z innej kolumny. Dzięki temu możesz na przykład po numerze produktu pobrać jego nazwę. Nowsze wersje programu oferują też funkcję X.WYSZUKAJ, która jest elastyczniejsza, ale nie każdy ma ją dostępną. Warto sprawdzić, co oferuje Twoja wersja.
Funkcje do tekstu i dat
9. ZŁĄCZ.TEKSTY
Łączy zawartość kilku komórek w jedną, np. imię i nazwisko z osobnych kolumn. Gdy porządkujesz listy kontaktów lub adresy, oszczędza to dużo ręcznego przepisywania. W nowszych wersjach działa też funkcja SCAL.TEKSTY, o podobnym zastosowaniu.
10. DZIŚ
Wstawia bieżącą datę i aktualizuje ją przy każdym otwarciu arkusza. Wystarczy wpisać =DZIŚ(). Po odjęciu od niej innej daty policzysz, ile dni zostało do terminu płatności lub końca umowy. Pamiętaj, że data zmienia się automatycznie, więc nie nadaje się do zapisania daty wykonania zadania.
Jak ćwiczyć, żeby zapamiętać
Nie ucz się wszystkich funkcji naraz. Skuteczniejszy jest prosty plan:
- Przez pierwszy tydzień pracuj tylko z SUMA, ŚREDNIA, MIN i MAX na prostym zestawieniu wydatków.
- W drugim tygodniu dodaj JEŻELI oraz SUMA.JEŻELI, aby zautomatyzować podsumowania.
- W trzecim tygodniu wypróbuj LICZ.JEŻELI i WYSZUKAJ.PIONOWO na większej tabeli.
- Na końcu poznaj funkcje tekstowe i daty, które porządkują dane.
Korzystaj z kreatora funkcji, czyli przycisku fx obok paska formuły. Opisuje on każdy argument i pokazuje wynik na bieżąco. Gdy pojawi się błąd, nie zniechęcaj się: komunikaty takie jak #ARG! czy #NAZWA? zwykle oznaczają literówkę lub niewłaściwy separator.
Na koniec zadbaj o porządek w danych. Każda kolumna powinna mieć nagłówek, a w jednej komórce powinna być jedna informacja. Nie scalaj komórek w tabelach z danymi i nie zostawiaj pustych wierszy w środku zakresu. Przy takim przygotowaniu nawet proste funkcje będą działać poprawnie, a arkusz pozostanie czytelny także po kilku miesiącach.
Opanowanie tych dziesięciu funkcji wystarczy do większości codziennych zadań. Gdy poczujesz się pewnie, możesz przejść do tabel przestawnych i wykresów, które opierają się na tych samych zasadach.
